Cách tổ chức sự kiện (sau khi đã có kế hoạch) (16/06/2012 07:01 PM)

Vote: 0 | Read: 361 |

Author: Tuyen09x2 | Member Point: 02


Cách tổ chức sự kiện (sau khi đã có kế hoạch) Hướng dẫn cách điều hành một sự kiện, một chương trình trong nhà trường, họp mặt tập thể, liên hoan hay giao lưu văn hóa, đám cưới… 1. Xác định các bước 2. Trong vòng 24h - 36h trước sự kiện 3. Trong ngày diễn ra sự kiện 4. Sau sự kiện 5. Mẹo nhỏ khác


I. Các bước:

1. Một nhóm gồm nhiều thành viên và mỗi thành viên lại có những kỹ năng và sở trường khác nhau.

Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích quảng cáo. Họ có thể giúp bạn hòan thành mọi việc suôn sẻ.

2. Đảm bảo được một đội ngũ tình nguyện viên.

Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan trọng sẽ dễ dàng hơn.

3. Chuẩn bị ngân sách

Phải bao gồm tất cả các loại phí thu – chi, tài trợ, chi tiêu phát sinh…

4. Chuẩn bị bản áp-phích nháp:

Bản nháp phải bao gồm dự trù về ngày giờ, địa điểm (vị trí), khách cấp cao, tên sự kiện, chủ đề hoặc bảng nhãn của sự kiện.

5. Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện

6. Chuẩn bị bảng thời gian chi tiết (có hạn cụ thể) cho từng hoạt động của sự kiện

7. Đảm bảo về thông tin kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên

Sự cộng tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn.

Thực hiện:

1. Cố định về thời gian, địa điểm, khách mời chủ chốt, tên và nhãn chủ đề sự kiện.

2. Thống nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.

3. Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để suy nghĩ bàn bạc về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm phù hợp nhất để thảo luận kế hoạch hoạt động.

4. Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp xếp họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.

5. Đảm bảo về việc cập nhật mọi trang thông tin liên quan đến sự kiện.

6. Thu thập các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác từ các đại biểu.

7. Quảng bá sự kiện: Chuẩn bị sách thông tin, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, liên lạc điện thọai, thư nhóm điện tử, gặp gỡ các thí sinh tiềm năng hoặc nhà tài trợ.

8. Việc đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng Những vấn đề về tính tóan không tốt, thiếu sót về trao đổi thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.

9. Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ nảy sinh: Liên lạc thường xuyên với các nhóm trưởng, các thành viên và tình nguyện viên

10. Thu thập các vật dụng cần thiết cho sự kiện như: huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, giải thưởng hay chứng chỉ.

11. Chuẩn bị về phần ảnh và ghi hình.

12. Chuẩn bị đồ ăn thức uống: Đây cũng là thời điểm tốt để chuẩn bị chỗ ở đặc biệt cho những người khuyết tật…. Kiểm tra những thí sinh ăn chay hoặc ăn theo đạo Hồi.

13. Chuẩn bị bàn ghế, sân khấu, míc, loa, máy tính, máy chiếu, bục kê,…sẵn sang ở địa điểm tổ chức.

14. Chuẩn bị danh sách các vật dụng liên quan như: di động, số điện thoại, thẻ thư điện tử cho nhóm viên. Chuẩn bị một danh sách liên lạc tương tự cho các VIP và các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ.

15. Tham quan địa điểm với các nhóm viên, kiểm tra khu vực xung quanh bao gồm bãi đỗ,nhà vệ sinh, nhà vườn, liên hệ nhân sự và sắp xếp, các loại cửa ra vào và thóat hiểm. Quan sát xung quanh tìm những nơi có dịch vụ photo, gọi điện thoai, mua vật dụng trong trường hơp khẩn cấp.

16. Cho những chỉ dẫn chắc chắn để hướng dẫn các nhóm viên giải quyết các tình huống.

17. Đảm bảo việc liên lạc với mỗi người để thống nhất thời gian địa điểm cụ thể.

II.Những công việc cần phải làm trong vòng 24-36 giờ trước sự kiện

1. Kiểm tra các thư mời đã được gửi và được trả lời lại chưa, tạo danh sách khách mời.

2. Nhắc những người quan trọng về sự kiện.

3. Kiểm tra xem các hoạt động đã lên theo đúng kế hoạch thời giân biểu chưa.

4. Kiểm tra các sắp xếp lịch trình, bản đồ, chỉ dẫn cho những người tham gia.

5. Tới địa điểm tổ chức và kiểm tra xem mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng chưa.

6. Thu đủ tiền mặt của các loại chi phí sự kiện từ những người liên quan.

7. Kiểm tra xem trang bị cho những người tham gia đã đầy đủ sẵn sàng chưa. Bộ trang bị bao gồm: một chai nước, đồ ăn nhẹ, giấy ghi, bút, sách hướng dẫn và các thông tin họ có thể cần. Sẽ là một ý kiến hay nếu kèm theo quà lưu niệm.

8. Chuẩn bị những danh sách chi tiết cho nhưng hoạt động quan trọng.

9. Tạo một danh sách kiểm tra những vật dụng cần để mang đến địa điểm tổ chức.

10. Kiểm tra xem số lượng người có mặt ở địa điểm tổ chức có đủ không, nếu không phải bổ sung thêm người trợ giúp cho bạn.

III. Vào ngày tổ chức sự kiện

1. Tới địa điểm tổ chức sự kiện đúng giờ cùng các nhóm viên và các tình nguyện viên. Kiểm tra các thiết bị điện tử cẩn thận để đảm bảo chúng vẫn hoạt động tốt.

2. Đảm bảo việc các nhà tổ chức đeo biển riêng biệt hoặc các vật dụng dễ nhận biết để các thành viên có thể tìm dễ dàng khi cần thiết.

3. Treo Biếu ngữ chào mừng và các thông tin khác bên ngoài tòa nhà.

4. Sắp xếp quầy tiếp tân và đăng kí.

5. Thông báo cho nhà tài trợ từng gian hàng (phân chia vị trí càng sớm càng tốt).

6. Đảm bảo mic và loa sẵn sàng (mở nhạc cho những buổi lễ không nghi thức).

7. Đảm bảo người phát ngôn đại diện có đủ thông tin về thời gian biểu và bản tóm tắt của khách mời chủ chốt và phải được chuẩn bị chu đáo. Đảm bảo việc các đại diện/ phóng viên/ chủ tọa đại hội nắm rõ mục đích hội nghị cũng như những người tham gia tổ chức.

8. Bảo đảm những người phát biểu nắm rõ giới hạn thời gian.

9. Chào mừng các đại diện và những người tham gia khác.

10. Quan tâm chu đáo tới các vị khác đặc biệt, các vị khách chủ chốt.

11. Có những thành viên riêng phụ trách các đại diện chung và quan hệ công chúng.

12.  Chỉ dần cho những ai cần.

13. Chụp ảnh lại những thứ quan trọng, như băng rôn nhà tài trợ, băng rôn của bạn, cửa ra vào, tiếp tân…

14. Đảm bảo các nguồn nước và thực phẩm đủ nếu không sẽ xảy ra ngoài kế hoạch của bạn.

15. Cảm ơn đại biểu sau mỗi sự kiện.

16.  Nhận góp ý từ những người tham gia.

17. Dọn dẹp địa điểm, kiểm tra đồ hồ điện, tháo băng rôn, khẩu hiệu…Đảm bảo chắc chắn không để quên những vật dụng giá trị và sau đó rời địa điểm.

IV. Sau sự kiện:

  1. Cảm ơn các thành viên nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và các tình nguyện viên
  2. Tính toán tài chính và thiết lập cân đối tài chính
  3. Tổ chức tiệc liên hoan cảm ơn những người đã giúp đỡ
  4. Gửi tặng quà lưu niệm và các ấn phẩm khác cho những người liên quan
  5. Giao hóa đơn cho nhà tài trợ và những người khác
  6. Gửi ảnh cho những người cần sau khi đã sắp xếp và đưa lên trang thông tin của sự kiện
  7. Đánh giá các thông tin nhận xét từ đơn hoặc từ trang web
  8. Tổ chức cuộc họp đánh giá để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau

V. Mẹo nhỏ:

1. Hợp tác phân phối:

Trước sự kiện phải phân công người phụ trách:

  • Nhà tài trợ
  • Người tham gia địa phương
  • khách mời chủ chốt
  • Người phát biểu
  • Thiết kế
  • In ấn
  • Thu thập bài báo và ước lượng đánh giá
  • Giải thưởng, quà lưu niệm, quà tặng, băng rôn, chứng chỉ
  • Phương tiện đi lại, cung cấp thực phẩm
  • Sắp xếp địa điểm, trang trí, sân khấu, chỗ đỗ xe
  • Truyền thông, quảng cáo

Vào ngày diễn ra sự kiện cần phân công người phụ trách:

  • Phân phối hợp tác tổng thể
  • Phòng xanh
  • Thức ăn
  • Hoạt động sân khấu
  • Chủ tọa sự kiện
  • Máy tính, máy chiếu
  • Thợ ảnh
  • Tiếp tân
  • Quản lí và truyền thông tập thể
  • Khu đỗ xe
  • An ninh bảo vệ
  • Cung cấp vật dụng cần thiết (quà tặng, chứng chỉ tới những người được chọn cũng như những người tham gia)

Văn bản: Danh sách những văn bản cần chuẩn bị

  • Ngân sách
  • Thời gian biểu sự kiện
  • Giấy mời
  • Danh sách người được mời
  • Kế hoạch hoạt động
  • Thời gian chi tiết cụ thể
  • Đồ dùng hội nghị
  • Phát biểu
  • Danh sách người tham gia
  • Giấy tờ so sánh
  • Danh sách những việc cần giải quyết
  • Thời gian biểu chi tiết từng phút
  • Danh sách số lượng nhà tổ chức
  • Danh sách kiểm tra những thứ cần lấy
  • Danh sách kiểm tra những việc cần làm
  • Báo cáo sự kiện với truyền thông

Địa điểm: Những yếu tố cần cân nhắc khi chọn lựa địa điểm và thương lượng giá cả

  • Sức chứa tòa nhà (số lượng địa biểu – trừ số đại biểu thả nổi)
  • Cung cấp thực phẩm (nếu cung cấp bữa ăn)
  • Thời gian (sự kiện bắt đầu và kết thúc tại địa điểm)
  • Sắp xếp phần ánh sáng (với sự kiển tổ chức buổi tối)
  • Máy điều hòa có hay không
  • Các thiết bị được cung cấp (míc, loa…)
  • Nội thất (bàn ghế, khăn trải bàn)
  • Có cho phép ca nhạc và giải trí không (cho những chương trình không mang tính trịnh trọng)
  • Năng lượng sử dụng
  • Tính thuận tiện của vị trí – địa điểm ở trung tâm thành phố  hay không (Đại biểu có thể đến dự không gặp khó khăn gì hay không)
  • Phòng đặc biệt cho nhà tổ chức và nơi thay đồ
  • Tổng chi phí

Thời gian: Vấn đề cần cân nhắc khi quyết định thời gian

Xem xét xem khách mời chủ chốt và các khách mời quan trọng khác có tham gia được vào những ngày cụ thể không

FaceBook   

Tin mới hơn


BÌNH LUẬN (4) Danh sách bình luận tự cập nhật sau mỗi 30 giây. Bạn không cần ấn F5.

  • Mỳ Tôm (02:15 - Ngày 17.06.2012)

     bài này hay anh ạ...có ích cho toàn đội

     
  • Mai Dương (09:55 - Ngày 16.06.2012)

     step by step cũng mệt đấy :D

     
  • Shin bỜ zỒ (09:31 - Ngày 16.06.2012)

     rất hay ... r

    ất bổ ích cho nhưng sự kiện sắp tới của Đội >3

     
  • Tuyen09x2 (07:06 - Ngày 16.06.2012)

    Mình nghĩ bài này khá bổ ích. Qua bài viết này mong mọi người tích cực hơn trong công tác chuẩn bị 1 chương trình. và trong thời gian thực hiện luôn theo sự phân công của người phụ trách. Hơn thế, mong các bạn có hứng thú với công tác tổ chức sự kiện tích cực đóng góp ý tưởng.

     
Trang 1 / 1

VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN

Bạn cần đăng nhập để có thể bình luận.

Back to Top

Đang tải...
Đang tải...
Đang tải...